Σχεδιάστε σωστά τη διαδικασία πριν εισάγετε το AI

Ένα από τα συχνότερα λάθη στις υλοποιήσεις AI Automation είναι η εισαγωγή της τεχνολογίας πριν γίνει κατανοητός ο τρόπος με τον οποίο λειτουργεί πραγματικά η επιχειρηματική διαδικασία.

Το AI μπορεί να κάνει μια διαδικασία ταχύτερη, αλλά δεν μπορεί από μόνο του να διορθώσει μια διαδικασία που είναι ασαφής, περιττά περίπλοκη ή κακώς οργανωμένη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μάλιστα, μπορεί να αυτοματοποιήσει και να πολλαπλασιάσει τα υπάρχοντα προβλήματα.

Το πρώτο βήμα είναι η χαρτογράφηση του σημερινού As-Is process. Πρέπει να καταγραφεί τι συμβαίνει από την έναρξη μέχρι την ολοκλήρωση μιας εργασίας: ποιο είναι το αρχικό input, ποιος κάνει κάθε ενέργεια, ποια πληροφοριακά συστήματα χρησιμοποιούνται, ποιες αποφάσεις λαμβάνονται και πού εμφανίζονται καθυστερήσεις ή εξαιρέσεις.

Στη συνέχεια σχεδιάζεται το To-Be process, δηλαδή η διαδικασία όπως θα λειτουργεί μετά την αυτοματοποίηση. Εκεί πρέπει να αποφασιστεί ποια βήματα θα αναλάβει το AI, ποια μπορούν να εκτελεστούν με απλούς κανόνες automation και ποια πρέπει να παραμείνουν στον άνθρωπο.

Αυτός ο διαχωρισμός είναι ιδιαίτερα σημαντικός. Δεν χρειάζεται AI για κάθε ενέργεια. Για παράδειγμα, η κατανόηση ενός ελεύθερου κειμένου από email μπορεί να απαιτεί AI, ενώ η μεταφορά μιας συγκεκριμένης τιμής από το ένα σύστημα στο άλλο μπορεί να γίνεται αξιόπιστα με έναν απλό κανόνα.

Πρέπει επίσης να εξεταστούν από νωρίς οι εξαιρέσεις, τα σημεία ελέγχου και οι πιθανές αποτυχίες.

Πρακτική συμβουλή: πριν ξεκινήσει η ανάπτυξη, ζητήστε ένα απλό διάγραμμα της υφιστάμενης και της μελλοντικής διαδικασίας. Αν δεν μπορείτε να εξηγήσετε με σαφήνεια πώς λειτουργεί σήμερα το process, είναι πολύ πιθανό ότι δεν είστε ακόμη έτοιμοι να το αυτοματοποιήσετε.